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如何策劃一個商務會議,以及保證商務會議的成功,關鍵在于策劃者的策劃思路與方法是否正確,細節是否考慮周到那么作為會議策劃的您是否找到合適的思路和方法呢,凡事預則立,不預則廢。成都會議公司即是對舉辦此次會議的一切工作的準備。而預算是所有策劃開始必須且非常重要的工作,那么我們就現場預算開始吧。

在策劃會議之前,第一件事就是確定預算,公司到底打算用多少錢來舉辦會議,只要確定了預算,后面的事就好辦多了。商務會議的預算包括以下幾個部分。

1、會議場地

(1) 、會議場地租金。通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內,比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2) 、會議設施租賃費用。此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求,否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。

(3) 、會場布置費用。如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。

(4) 、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務運輸與倉儲、媒介公共關系等。

2、交通費用

(1)商務用車的費用。

(2)出發地到會議場地的費用

(3)會議期間的交通費用

(4)返程的交通費用

3、餐飲費

餐飲費可以分為:早餐,午餐,茶歇,酒水

(1) 早餐

通常情況下,早餐是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用自然按人數計算即可,但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則酒店或餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算 — 而改為按預定人數收取費用。

(2) 中餐和午餐

中餐與午餐基本上是屬于正餐了,可采取人數預算方式 — 自助餐形式,按桌預算 — 圍桌式形式。

(3) 酒水與服務費

假如你在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常會加收服務費。那么在高星級酒店舉辦會議宴會時,一般在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費用。

(4) 會場茶歇

會場茶歇的費用主要還是看茶歇的檔次和人數,一般茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。


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